不動産購入などで登記を行った際に発行される登記識別情報。何の情報なのか、何に使うものなのか、ご存じない方も多いと思います。
登記識別情報は不動産の権利に変わる非常に重要なものになるため、これから不動産購入を検討される方であれば必ず知っておきたい内容です。今回は、登記識別情報について詳しく解説していきます。
1. 登記識別情報とは？
登記識別情報とは、不動産を登記した際に権利者であることを公的に証明するため、不動産名義人に対して発行される12桁の英数字からなる符号（パスワード）のことを言い、不動産ごと、名義人ごとに一つずつ発行されるものです。
つまり、「登記識別情報を知っている＝不動産の権利者」ということになりますから、非常に重要な情報であることがお分かりいただけると思います。
所有権移転などで不動産登記を行う際に、不動産名義人の本人であることを確認するため、必ず登記所に提供することになります。
2. 登記識別情報と登記済権利証との違い
不動産取引において、登記識別情報と同じように取り扱われるものに「登記済権利証」があります。
従来、不動産登記を完了した際には登記済権利証が発行されていました。その後、登記手続きを簡略化するため、インターネット上で登記申請を可能とする法改正が2004年に行われ、これまで発行されていた紙の登記済権利証に変わるものとして、登記識別情報の通知が行われることになりました。
登記識別情報も登記済権利証も、不動産の権利者であることを証明するものであることは同じです。
違う点は何かと言えば、登記識別情報はあくまでも情報自体が本人確認を判断するものであるのに対し、登記済権利書は権利証の書面自体が本人確認を判断するものになるということです。登記識別情報は通知書として書面で発行もされますが、書面自体の効力は低く、写しや情報のメモでも有効であるのに対し、権利証は写しやコピーの場合は有効性はなくなります。
法改正後、登記済権利証から登記識別情報の通知に順次切り変わりましたが、それまでに発行された登記済権利証は無効にはならず効力は維持します。
また、発行済みの登記済権利証を登記識別情報に変更することはできないため、権利証は大事に保管しておく必要があります。
3. 登記識別情報は、どんな時に使用する？
冒頭で少し触れたように、登記識別情報は不動産売買や贈与といった所有者移転登記の際に不動産を所有する権利者であることを証明するために必要になります。
その他、住宅ローンを組む際の抵当権設定登記、抹消登記、自宅を担保にお金を借りる際などに提供が必要になります。登記名義人本人であることを登記所が確認する手段として、登記識別情報が必要となるということですね。
4. 登記識別情報の受取・確認方法
多くの場合、登記手続きは司法書士に依頼されると思いますが、自分で手続きを行った際の登記識別情報の受取方法について簡単に見ていきましょう。
登記識別情報の受取方法は、オンラインか書面かの申請方法によって異なり、オンライン申請であれば原則オンラインで通知、書面であれば書面での通知ということになります。
オンラインの場合は、「登記・供託オンライン申請システム」から登記申請を行います。
申請用総合ソフトをダウンロードの上、申請情報を入力し登記申請書類を作成。申請の際は登記識別情報の交付の申し出も忘れずに行いましょう。手続き完了後、申請用総合ソフトにアクセスすると登記識別情報が自動的に取得できます。
書面での申請の場合、申請書類の任意の場所に郵送を希望する旨と送付先を記載しましょう。登記識別情報通知は、本人限定受取郵便、法人や資格者代理人宛の場合は書留で郵送されます。
なお、オンライン申請の場合でも書面で交付を希望することも可能です。申請の際に、送付にて交付を希望する旨を記載しましょう。その場合、オンライン上での情報のダウンロートはできなくなるため注意してください。
登記識別情報は、オンラインであれば申請から1～2週間、郵送の場合であれば2～3週間ほどで手元に届きます。申請方法によって受領・ダウンロードの期間が設けられており、その期間を過ぎてしまうと再通知ができなくなる点は注意が必要です。
オンラインで申請した場合は、登記識別情報の閲覧が可能になった時点から30日、書面申請の場合は登記完了時から3ヶ月以内となっているため必ず期限内に確認するようにしましょう。
参考: 登記・供託オンライン申請システム
参考: 法務省 登記識別情報の通知の方法について
5. 登記識別情報通知の様式
登記識別情報通知書は、名義人以外が閲覧できないようにミシン目を切り取って閲覧するような書式になっています。先ほどもご説明した通り、所有権移転登記などの際に必要になる情報ですがそれ以外に必要となることはないため、使う時まで開封しないで厳重に保管することをおすすめします。
参考: 登記識別情報通知 見本
6. 登記識別情報に関する注意点
登記識別情報の管理が不安であるといった場合、通知を申請しないという選択も可能です。ただし、通知しないことを一度選択した場合は再度発行を依頼することはできません。
また、通知された登記識別情報を紛失してしまった、第三者に漏れてしまったといったといった場合も再度発行依頼や番号の変更はできないため注意しましょう。
紛失等の場合、発行された登記識別情報を失効させる手続きを行うことができます。トラブルを回避するためにも、速やかに法務局の窓口で届出を提出しましょう。
なお、登記識別情報がない場合でももちろん不動産登記は可能です。しかし、第三者である司法書士や弁護士と言った有資格者に、不動産の権利者であることを証明する文書を作成してもらう必要があります。こうした書面作成を作成してもらうのには報酬が必要になりますし、手間や時間もかかります。登記識別情報の通知は申請した上で、厳重に保管・情報管理を行うようにしましょう。
7. まとめ
今回は、登記識別情報について詳しくご説明してきました。不動産の権利を証明する重要な情報であることを理解した上で、どのように管理・保管を行うか十分に検討しましょう。
